07/12/2018 1071 Vistas

Misiones – SISTEMA LEU

MISIONES – SISTEMA LEU –

Desarrollo informatico propio del Centro de Capacitacion

Primera etapa:

  • Se carga casi automáticamente el listado de la actividad
  • También tiene filtros para la carga: según el fuero o la materia
  • La carga de asistentes se puede modificar.
  • Una vez que se cargan los modulos de gestión y de fecha, se puede emitir directamente la invitación a todos los destinatarios.
  • También premite re enviar invitaciones, o hacer el recordatorio.

Segunda etapa:

  • Planilla de asistencia
  • Gestión de aprobación
  • La actividad aprobada se carga automáticamente en el sistema

Tercera etapa: gestión de externos

  • La lista de invitados solo se cierra una vez que se activa la actividad.
  • Esto permite llegar a personas que se encuentran fuera de la jurisdicción

Herramientas de comunicación y difusión

  • Pagina web: difusión – transparencia
  • Capacitacion en Aula Virtual y por sistema de videoconferencia
  • Canal on line
  • Boletín informativo
  • Aplicación para el teléfono

Gestión de resultados: Sistema Docs

  • Gestion de personas:
  • Tratamiento/seguimiento de los objetivos de calidad: como alimentar los objetivos estratégicos.
  • Encuestas permanentes.

GESTIÓN DE LAS CAPACITACIONES: LEU LEGAJO ELECTRÓNICO ÚNICO La herramienta utilizada por el CcyGJ para realizar estas acciones es el LEU; el Sistema desarrollado por la Secretaria de Tecnología Informática. se origina ante la necesidad de concentrar toda la información personal de los integrantes del Poder Judicial en una sola base de datos, por lo cual permite al Centro abastecerse y generar de este modo un seguimiento de todas las instancias de capacitación.

El Centro de Capacitación y Gestión Judicial vio el potencial que ofrecía este sistema, por cuanto al contener todos los datos de los destinatarios de las capacitaciones de manera actualizada a la vez que parametrizable, simplificaba exponencialmente la tarea de los integrantes de la oficina, contando con distintos tipos de filtros o búsqueda. A la vez, transparenta el obrar del Centro, dejando evidencia de todo lo que hace y de lo que cada Magistrado, Funcionario o Agente participa. El LEU, en el módulo capacitaciones, permite las siguientes acciones: Gestión de Actividades: Nos permite cargar una actividad nueva en el Sistema, Nombre de la actividad, tipo, numero de Expte, carga horaria; también se carga el banner digital de la actividad, programa y material de lectura previa, Estos tres últimos ítems son los que se enviaran adjunto a la invitación, en la misma pantalla se carga la lista de las personas que se van a invitar, esta lista es de auto cargado ya que al ingresar unas letras el sistema arroja todas las personas que coincidan con ese conjunto de letras, la información que proporciona el sistema aparte del nombre y apellido es el cargo y DNI de las misma, como así también si participa una Institución y los externos al Poder Judicial. Gestión De Fechas: Nos permite visualizar todas las actividades cargadas en el sistema, modificar fechas, etc. Gestión de Invitaciones: La gestión de invitaciones esta directamente ligada con la carga de participantes ya realizada en la GESTIÓN DE ACTIVIDADES, porque permite enviar las invitaciones vía mail (al correo institucional Zimbra, que es de uso obligatorio) con todos los datos de la actividad y los elementos precargados como banner, programa o material de lectura previo si tiene. También permite realizar el recordatorio e importar la lista de invitados para otra actividad (con esto se acelera el proceso, en caso de que sea una actividad similar o en la que los destinatarios sean los mismos por cuestión de tema materia, dependencia o categoría etc). Gestión de Asistencias: Este ítem del sistema nos permite generar la lista de asistentes (se imprime una lista en caso de no tener Internet en lugar donde se realiza la actividad),

ver online la planilla de las personas que fueron invitadas, la toma de asistencia en el sistema y el cierre de la planilla de asistencia. En esta etapa también se pueden agregar participantes. Todas las acciones son permitidas hasta el momento en que se cierra la planilla momento en que no permite más modificaciones. La pantalla principal en esta etapa muestra todas las actividades con información relacionada a la asistencia, cantidad de invitados, cuantos presentes y ausentes. Gestión de Aprobación: En caso de que capacitación tenga evaluación, esta solapa permite marcar a cada usuario si aprobó o no. La pantalla principal de esta etapa muestra la cantidad de clases del curso, la cantidad de asistentes, la cantidad de aprobados, y de desaprobados. Gestión de Usuarios Externos: Dado que estamos trabajando de manera interinstitucional, en el sistema se nos permite ir cargando todos los datos de los participantes externos al Poder Judicial, los que luego ya se encuentran en la base de datos, y facilitan el envío de invitaciones.

II- GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN Desde el CCyGJ venimos trabajando arduamente en la aplicación de las Tics a los procesos de comunicación con nuestros usuarios, en la inteligencia que solo de este modo, acercándonos a ellos brindándoles información y distintas alternativas de formación, inclusive basada en la autogestión del tiempo y del aprendizaje, nuestra misión y objetivos estarán cumplidos. Para ello, utilizamos: Página web: Para su concepción y diseño, se ha incluido las nuevas tendencias tecnológicas, visuales y matices que afianzan la identidad. La página tiene como objetivo la difusión, transparencia e institucionalización de la información. Es administrada por el equipo de comunicación del Centro de Capacitación lo que nos permite una llegada rápida a nuestros usuarios. Capacitación por Aula Virtual y por sistema de videoconferencia La misma ha sido implementada sobre la plataforma Moodle, que es una herramienta para la creación de cursos y sitios web basados en internet. Estos sistemas reciben el nombre de Sistemas de Gestión del Aprendizaje (Learning Management Systems, LMS, o Entornos Virtuales de Aprendizaje Es utilizada para la gestión de los cursos y la realización de materiales y recursos. Se puso en funcionamiento un complemento para la emisión de Certificados desde la plataforma del Aula. Con esta nueva funcionalidad y en un simple paso, el participante

recibe en su casilla de Correo Institucional un Certificado de Participación en formato pdf que podrá descargar en su equipo e imprimirlo cuando lo desee. Un bloque en la página principal del Aula permitirá verificar la autenticidad de los certificados emitidos, a partir del código de seguridad que se genera en los mismos, ante las entidades que así lo requieran. Videoconferencia: El Centro cuenta con cuatro equipos distribuidos estratégicamente en la provincia, que nos permite estar interconectados para participar de Cursos ofrecidos por Reflejar, la Oficina de la Mujer de la CSJN o bien ser emisores de contenido propio para distintas Circunscripciones Judiciales de Misiones. Canal Online: La herramienta permite la transmisión en vivo de conferencias, cursos y capacitaciones, así como en diferido editada en Hd. Posee actualmente una videoteca con más de 300 videos, entre los que podemos citar también tutoriales, producción de informes y colaborando con otras áreas del Centro como el Aula Virtual así como otras dependencias en la elaboración de spots de difusión También y gracias a la señal emitida por el CIJ Tv, se transmite en vivo juicios de Lesa Humanidad. Correo a suscriptores o Newsletter: En este campo se logró durante el 2017 un importante avance ya que hemos podido incorporar nueva tecnología al envío de correos a nuestros suscriptores los que comenzaron a enviarse como Newsletter. Algunas de las ventajas radican en que admite la posibilidad de linkear directamente a inscripciones on line, visualización de videos, material de descarga. Es una herramienta mucho más amigable para el usuario que un simple correo y nos proporciona resultados instantáneos rastreables, medibles, convirtiéndose en otra herramienta fundamental en la toma de decisiones en materia comunicacional. Poner en funcionamiento esta herramienta llevó meses de ajustes y capacitación del equipo de trabajo afectado el área de comunicación del Centro de Capacitación. Este año se superaron los dos mil suscriptores, entre los que podemos citar además del universo de integrantes del Poder Judicial, abogados de la matrícula, estudiantes de abogacía y periodistas. Redes Sociales: Teniendo en cuenta que nuestros usuarios son cada vez más activos en los medios sociales online, se nos hace necesario una lograr una fuerte presencia en distintas las redes sociales. Se deben fijar los objetivos generales y específicos que se espera alcanzar con el abordaje de Redes Sociales, teniendo en cuenta que los usuarios suelen aprovechar estas vías para expresar sus insatisfacciones, se deben generar mecanismos específicos absorber estas insatisfacciones y un plan para el manejo de crisis.

Utilizamos como principales redes sociales Facebook, twitter e Instagram. Boletín Informativo: Con un atractivo diseño, bajo el formato impreso y de descarga, esta herramienta de comunicación, complementa y retroalimenta a las vigentes: página web, canal online y redes sociales, propone un recorrido por las actividades más destacadas del mes anterior al de la edición además de artículos de interés. Es de acceso libre, además se les envía a todos los suscriptores, el mismo día de su publicación en la página web del Centro. Aplicaciones para teléfono: Durante el 2016 y 2017 hemos puesto en funcionamiento una aplicación que se descargaba desde Playstore y que permitía a los usuarios acceder a nuestro calendario, a inscripciones online, y alertas de la actividad del día. WhatsApp: Una de las mayores tentaciones al momento de pretender difundir nuestras actividades es la utilización de los grupos de whatsapp, pero después del escándalo de Facebook nos preguntamos, es segura la utilización de esta herramienta? Estudios realizados nos muestran que es una puerta abierta a la vulnerabilidad de la información, fácilmente se puede obtener números de teléfono, fotos de perfil, videos, además de la ubicación de los usuarios. En cuanto a resultados, utilizamos Herramientas gratuitas de medición: Conocer a la audiencia es vital para desarrollar estrategias de comunicación efectivas. Las Redes Sociales son plataformas perfectas, para comunicar y lanzar campañas digitales. Google Analytics. Es una herramienta que te permite monitorizar sitios web, blogs y redes sociales y, de esa forma, saber las tendencias del momento, la cantidad de visitas de navegantes, el tiempo de permanencia promedio de las personas en tu página, entre tantas otras métricas de gran importancia para la toma de decisiones. Es de muy fácil utilización y la interface es muy intuitiva. Twitter Analytics: Es la herramienta gratuita de Twitter para todos los usuarios con un volúmen de tráfico medio. En esta herramienta podrás analizar tus tuits, impresiones, clics, los intereses de tu audiencia y el género. Facebook estadísticas: Las estadísticas de Facebook nos ayudaron a determinar los gustos e intereses de nuestros usuarios según sus datos demográficos Esta sección resume el rendimiento de la página. Se centra en tres áreas fundamentales: Me gusta de la página: total de Me gusta y Me gusta nuevos que recibió tu página. Alcance de la publicación: número total de personas que vieron tu página y las publicaciones. Interacción: número total de personas que interactuaron con la página, así como los distintos tipos de interacción.

Redes sociales: han hecho más fácil el acceso y la difusión de información, ahora pasamos más tiempo en Internet porque nos parece más rápido y sencillo comunicarnos por este medio. Resulta entonces importante conocer esta herramienta y su lenguaje para poder sacarle el mayor provecho dentro de nuestra actividad.

III- GESTIÓN DE RESULTADOS: SYSTEM DOCS Tomando como base la generación de nuevos contextos en el ámbito de la justicia y como oficina de soporte que es la escuela de capacitación judicial, hemos participado en la implementación de la gestión de calidad en el Poder Judicial de Misiones bajo normas ISO 9001-2015 desde el año pasado, siendo uno de los objetivos estratégicos la calidad en el servicio de justicia y brindar la mejor respuesta de cara al ciudadano. Ello dio paso a que desde el Centro se empiece a trabajar bajo idénticos parámetros, por lo cual se viene realizando cambios significativos a nivel operativo que redundan en beneficio tanto de los integrantes del Centro, como de nuestros usuarios. La herramienta tecnológica utilizada a esos fines es el System Docs, software libre de código abierto que fuera adaptado sobre el dominio jusmisiones, con el objeto de mantener la documentación controlada, recopilar, procesar y aprobar los documentos, registros y mejoras del sistema. Con ello, se permite hoy día la gestión integral del sistema de calidad, gestión de objetivos, seguimiento, gestión de encuestas, detección de hallazgos y propuestas de mejora, todo en tiempo real por parte del Equipo de Calidad. En el CCyGJ, se han identificado objetivos de calidad, se establecieron procesos, para lo cual el System nos permite gestionar la evolución operativa mediante el registro y análisis de los objetivos, hallazgos y No conformidades; el ingreso al mismo es mediante “clave de usuario” y “contraseñas”, estos en diferentes niveles de visualización y permisos según sea el operador y los documentos que se trabajen. Está previsto un mecanismo para atravesar la etapa de cambios, modificaciones y aprobaciones por el Equipo de Calidad en línea, acompañando la digitalización como política judicial. Como ejemplo concreto de la gestión de resultados, podemos comentar lo referido al procesamiento y retroalimentación de la ENCUESTA DE SATISFACCIÓN a los destinatarios de la capacitación, relacionado a varios aspectos que se engloban en el evento. Este fue uno de los primeros objetivos fijados, a fin de escuchar al usuario. Dichas encuestas se analizan y en el caso de haber detectado oportunidades de mejoras, las mismas son tratadas por medio del área de Gestión. Mediante las actividades planificadas y sistemáticas que se realizan en pos de cumplir los requisitos del servicio, se trabaja en el aseguramiento de la calidad, mediante los datos que arroja el System Docs.

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