San Juan – TIC´s como herramientas de comunicación y gestión.

PONENCIA: TIC´s  como herramientas de comunicación y gestión.

Autor: Analía E. Pérez de Gutiérrez – Escuela de Capacitación del Poder Judicial de San Juan

SUMARIO: I- introducción. II – Fundamentación. III – Propuesta concreta. IV – Conclusión.

  • I- Introducción.

Cierto es que desde su creación, los Centros y Escuelas Judiciales de Argentina en general, y la del Poder Judicial de San Juan que represento, en particular, han desarrollado un sinnúmero de modalidades de comunicación tendientes a llevar a sus “capacitandos” toda la información de oferta académica.

Y cierto es también que aún hoy, y luego de atravesar varios de estos estadíos, muchos destinatarios de nuestras actividades de formación no acceden a ella.

  • II- Fundamentación.

En nuestro afán de llegar con información a la mayor cantidad de personas dentro de nuestros poderes judiciales hemos transitado muchos caminos: de la nota formal escrita, el afiche pegado en el transparente, los folletos dejados en las mesas de entradas, la llamada telefónica personal, pasamos a tener un importante desarrollo de página web y al envío de correos electrónicos: a las casillas oficiales conforme las reglamentaciones de nuestros poderes judiciales, o a las casillas personales en un intento de comunicación eficaz.

A partir de allí llegaron las redes sociales: y abrimos cuentas para la comunicación de nuestras actividades en Facebook, en Instagram, en Twiter.

Pero la frase “yo no me entero” continúa escuchándose.

Pues bien, de acuerdo con datos aportados por la Consultora Carrier Asocs., especialista en redes sociales, WhatsApp parece ser el único punto en común para todas las generaciones de usuarios en Argentina, donde Facebook, Instagram, Twitter, etc muestran un uso muy variado entre una generación y otra. “Incluyendo a Whatsapp y su funcionalidad para grupos como una red social, esta plataforma demuestra ser la más popular y con un nivel de uso por edad más parejo que para todo el resto”, explicó Carrier.[1]

Fue así que decidimos ampliar nuestros modos de comunicación, y comenzamos a implementar WhatsApp, al tiempo que lo vinculamos con otras herramientas de gestión interna: formularios Google.

  • III- Propuesta concreta.

El primer paso fue adquirir un teléfono celular para uso exclusivo de la Escuela.

Y en paralelo trabajar en una resolución que contemplara un protocolo para su uso, que de hecho, y aun con muchas consultas, devino con la práctica. Porque debíamos coordinar el nuevo uso de WhatsApp con las anteriores herramientas de sociabilización y gestión que veníamos implementando.

En primer lugar, notificamos la implementación de este nuevo modo de comunicación, invitamos a participar y decidimos que la agenda del celular solo estaría integrada por quienes voluntariamente nos hicieran llegar su número de celular para este modo específico de comunicación: debemos decir que la espontaneidad en la aceptación fue abrumadora.

Y estudiando el tema encontramos que era necesario fijar pautas respecto de:

1) Legitimidad y Titularidad.

2) Definición del Uso.

3) Reglas del Uso.

En este sentido dictamos una resolución en la que establecimos pautas respecto de cada punto:

1) Legitimidad y Titularidad.

  • El teléfono es de propiedad exclusiva de la Escuela de Capacitación
  • Se asigna a una única persona como administradora, única autorizada y responsable de comunicar/responder/agregar/invitar/aceptar a nuevos miembros.

2) Definición del Uso

  • Únicamente para la difusión y seguimiento de las actividades de capacitación.
  • Solo para WhatsApp. No para llamadas.
  • La agenda telefónica solo comprende los números de celulares voluntariamente aportados, a sabiendas que serán usados para comunicaciones académicas en esta plataforma.
  • Se acepta compartir información en formato de documentos, formularios, fotografías, filmaciones, etc.
  • Se organizan las listas de difusión por fueros o tema.
  • En caso de grupos, solo el administrador publica.
  • Se establece que la atención será de lunes a viernes, de 8.00 a 12.00 y de 17.00 a 19.00

3) Reglas del Uso.

  • El teléfono deberá permanecer encendido y ser atendido durante el horario establecido, vigilar el nivel de carga, normas de higiene/limpieza y no maltrato del equipo más allá de los daños que se pudieran ocasionar accidentalmente o el propio paso del tiempo.
  • Usar el canal de la conversación WhatsApp para uso exclusivo laboral y de comunicación de la Escuela de Capacitación.
  • Cuidar la utilización de un vocabulario y expresiones acorde a las buenas formas de comunicación entre empleados y compañeros, no tolerándose en ningún momento insulto o vocabulario soez que pudiese ofender o molestar al resto de interlocutores.

Además de esta resolución, hemos implementado un protocolo de notificaciones eficiente que sigue los siguientes pasos en la comunicación:

-Primero: Flyer o imagen descriptiva e informativa de la actividad.

-Segundo: Formulario web de inscripción. Un punto del formulario es la solicitud del número de teléfono con la aclaración expresa de que será utilizado para la comunicación por WhatsApp

-Tercero: Encuesta web de satisfacción.

Dentro de lo que es nuestro sistema de administración interna de las capacitaciones no tenemos aún un desarrollo de software propio, pero con el uso de Tic´s hemos podido eficientizar el proceso administrativo, básicamente con este esquema:

  1. Notificamos el flyer de información por whatsapp (también lo hacemos por correo y redes)
  2. Receptamos inscripciones (formulario Google)
  3. Descargamos el listado de inscriptos para el control de asistencia.
  4. No emitimos certificado en formato papel: vía correo electrónico comunicamos a la Dirección de Recursos Humanos para el registro de la capacitación en el legajo digital del asistente.
  5. Enviamos via WhatsApp la encuesta de satisfacción (formulario Google)
  6. Descargamos la encuesta procesada.
  • IV-

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación, son todas aquellas que giran en torno a las tecnologías de almacenamiento, procesamiento, recuperación y comunicación de la información a través de diferentes dispositivos electrónicos e informáticos. Las organizaciones no pueden mantenerse al margen de los cambios tecnológicos que se están produciendo en la sociedad actual y deben adaptarse a las características y necesidades propias, en nuestro caso, de los capacitandos; entre ellas el uso de las Tics, para así aportar mayor flexibilidad. Avanzar en la integración de las Tics en nuestras escuelas supone articular decisiones de planeamiento estratégico en diversos frentes: pedagógico, tecnológico, administrativo, académico, curricular, de provisión de recursos humanos.

Implica procesos de cambio organizacional que requieren de un rol activo de la gestión. Desde la implementación no hemos recibido objeciones al sistema.

 

[1] http://www.ovrik.com/2018/08/06/redes-sociales-populares-edad-argentina/

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